Bazen bir gün boyunca ne kadar az işi tamamladığınızı düşünerek endişeye kapılıyorsanız yalnız değilsiniz. Araştırmalara göre insanların sadece yüzde 26’sı yapmayı planladıkları görevleri bitirmiş bir şekilde ofisten ayrılıyorlar. Kendini sürekli meşgul hissetmek ancak buna rağmen önemli bir şey yapmamış olmak sıklıkla yaşanan bir durum. Tabii ki hayat her geçen saniyenin optimize edildiği bir üretim robotuna dönmek demek değil. Ancak birçoğumuz önemli hedefleri gerçekleştirmeye çalışırken ve kritik problemleri çözerken planlı ve üretken hissetmek istiyoruz. Bu noktada atılabilecek ilk adım, bizi sürekli önemli bir işe odaklanmaktan ve onu bitirmekten alıkoyan psikolojik engelleri anlamak olacaktır. İşte, en sık karşılaşılanların beş tanesi:  

1. Klasik bir gündeki odaklanma sürenizi normalden fazla hesaplıyor olabilirsiniz.

Uzun vadeli yaratıcılık gerektiren projeler, stratejik düşünme, beceri geliştirme ve yeni ilişkiler kurma yüksek ölçüde konsantrasyon ve dikkat gerektirir. İyimser bir bakış açısıyla bu tür işler için tüm gününüzün veya birkaç saatinizin olduğunu düşünmeniz ve önceliklerinizi bu varsayıma göre planlamanız çok olasıdır. Ancak çoğumuz için toplantılar, mailler, telefon görüşmeleri ve “kısa sorular” ofisteki zamanımızın önemli bir kısmını çalıyor. Zaman izleme uygulaması “RescueTime”dan toplanan veriler insanların gün içerisinde rahatsız edilmedikleri sadece 1 saat 12 dakika kadar az bir zaman dilimine sahip olduklarını gösteriyor.

Eğer odaklandığınız, dikkatinizin dağılmadığı bir çalışma için ne kadar kısıtlı bir zamanınız olduğunun farkına varırsanız daha net bir şekilde birinci önceliğinizi belirleyebilir ve kendinizi dikkatinizi dağıtan şeylerden düzenli olarak koruyabilirsiniz. Eğer müsait olduğunuz, 60-90 dakika arasında bir zaman aralığına sahipseniz büyük resme odaklanmayı deneyin (zaman anlamında hassas olan rutin işlerinize odaklanmak daha cazip gelse de). Ayrıca karmaşık veya önemli projelerin bile genellikle çok fazla odak veya yaratıcılık gerektirmeyen bazı standart görevleri (örneğin, kitap yazarken kullanılan kaynakları bulmak) olabileceğini de unutmayın. Zor işler için sınırlı süreniz olduğundan yapılması gereken bu işleri belirleyin ve toplantılarınızın arasındaki 15 dakikalık boşluğa veya dikkatinizi dağıtacak şeylerin olduğunu düşündüğünüz boş vakitlerinizi bu işler için ayırın.

2. Sıkıcı veya fazla kolay görünen ancak sürdürülebilir ve kanıtlanmış yöntemleri göz ardı ediyor olabilirsiniz.

Eğer veriminizi kendi kendinize artırmak adına çok fazla kaynak kullanıyorsanız bilişsel davranış psikolojisindeki temel konseptlere aşinasınızdır. Örneğin, hedefinize giden yolda hedefi hayata geçirmek için ihtiyaç duyacağınız “Eğer …, …” şeklinde bir plan belirlemişseniz bunu sürdürme eğiliminde olursunuz. Bu plan, nerede ve ne zaman bir görevi yapacağınızı ve karşılaşacağınız engelleri nasıl aşacağınızı içerir. Benzer şekilde, bir gün içerisinde aldığınız karar sayısının azalmasının zihninizi nasıl dinlendireceğini ve irade gücünüzü nasıl artıracağını okumuş olabilirsiniz. Ayrıca bir işi kolaylaştırdığınızda, örneğin gerekli materyallerin hazır olmasını sağladığınızda işe başlamaya daha yakın olduğunuzu da biliyorsunuzdur. Ancak bu prensipleri bir kez duyduktan sonra onları denememiş veya tam olarak hayatımıza yerleştirememiş olsak da onları sürekli olarak “eski haber” olarak değerlendiririz. 

Her önemli projeniz için bir sonraki adımınızı belirledikten ve bitirmeniz için gerekli her şeyin hazır olmasını sağladıktan sonra başlamaya hazırsınız. Örneğin, eğer kendinizi önemli bir konuşma için çalışırken videoya çekmek istiyorsanız kullanmayı planladığınız mekanı ayarlayın, bir dakikalığına deneme çekimi yapın ve çekimi yaptığınız makinede yeterli boş alanınız olduğundan emin olun. Eğer başlamanızın önündeki bu tür basit engelleri ortadan kaldırırsanız odaklanma sürenizde azalmaya olmayacaktır.

Eğer kendinizi özel veya eşsiz bir birey olarak görmeyi tercih ediyorsanız diğer herkes gibi davrandığınızı görmek istemeyebilir ve bu basit çözümlerin size uymadığını düşünebilirsiniz. Ancak bu bir tuzak. Sıkıcı ama kolay ve işe yaradığı kanıtlanmış stratejileri benimsediğinizden emin olun. Karmaşık çözümler aramak yerine basit fikirleri yaratıcı bir şekilde uygulayabilme konusunda kendinizi geliştirin. 

3. Değişime ya hep ya da hiç gözüyle bakıyor olabilirsiniz.

Genellikle belirli bir alışkanlığı değiştirmenin üretkenliğimizi artıracağını düşünürüz ancak psikolojik olarak bu değişime karşı direnç gösteririz. Örneğin, uykunuzu daha fazla almanın üretkenliğinizi artıracağına inanıyor ancak bir gece baykuşu olarak erken yatma konusundaki tavsiyelerden pek hoşlanmıyor olabilirsiniz. Direnç gösterdiğiniz konuda inatlaşmak yerine çok büyük görünmeyen ve yapmaya istekli olduğunuz değişiklikler bulmaya çalışın. Evinizin ışıklarını kısmak (veya kırmızıya dönüştürmek), cihazlarınızda mavi ışık filtresi kullanmak veya her gününüzün son 30 dakikasında bir sonraki günü planlamak (günler arası geçiş oluşturmak) 10-15 dakika daha önce uyuyabilmeniz için gerekecek zamanı çaba sarf etmeden ayırmanıza yardımcı olabilir. Fakat yatma saatinizde 2 saatlik bir değişim yapmak ya da hiç yapmamak zorunda gibi hissediyorsanız veya sadece, telefonunuzla uyuma alışkanlığınızdan vazgeçmek istemiyor olmanıza odaklanmışsanız hiçbir değişiklik yapamazsınız. Psikolojik direncinizi tetiklemeyecek küçük kazanımlar edinmeye çalışın. Eğer sıradan bir değişimi başarılı bir şekilde gerçekleştirirseniz büyük olasılıkla diğer değişiklikleri yapmak konusundaki isteğiniz de doğal olarak artacaktır. 

4. Tekrarlayan ama seyrek olan işleri yapmayı unutabilirsiniz.

Bir işi günlük olarak yaparsanız o işi verimli bir şekilde yapmak için bir yöntem geliştirme eğiliminde olursunuz. Eğer bir işi yılda bir veya iki kez yaparsanız bunu başarmanız zor olabilir. “The Healty Mind Toolkit” adlı kitabımda ne zaman yazıcımın kartuşlarını değiştirecek olsam bunu nasıl yapacağım hakkındaki online talimatları bulmak için en az 10 dakika harcadığımı belirttim. Şimdi bu talimatları e-postama “Yazıcı kartuşunu nasıl temizlerim” başlığı altında kaydettim, böylece artık yazıcımın model numarasını bulup internette aramak gibi aşamaları izlemek zorunda kalmıyorum.

Gelecekte tekrarlamak zorunda kalacağınız herhangi bir işi bitirdiğinizde tamamlamanız için gereken en verimli yolu aşamalarıyla yazın ve kolayca erişebileceğiniz bir yere kaydedin.

5. Küçük enerji/zaman kayıplarını hafife alıyor olabilirsiniz.

Çoğu günler zamanınızın küçük bir kısmını, önemli ama acil olmayan kapsamlı projeler veya becerilerinizi geliştirmek için harcamak, hiç zaman harcamamakla kıyaslandığında genel sonuçları önemli ölçüde artırmak için çoğunlukla yeterlidir. Diğer yandan, küçük zaman ve enerji kayıplarının insanlar için beklediklerinden daha büyük olumsuz etkileri olabilir. Anahtarlarınızı aramak ya da hemen yanıta gerek duymayan bir e-postayı yanıtlamak için harcadığınız on dakika, kendi içinde önemsizdir. Ancak benzer örneklerin birçoğu akışınızı bozabilir, olumsuz kimlik duygusunu pekiştirebilir ve enerjinizi tüketebilir. Bu ufak enerji ve zaman kayıplarını önleyecek bir sistem (örneğin gereksiz kararları azaltmak, görevleri basitleştirmek, otomatize etmek, birine yönlendirmek veya kontrol listesi kullanmak) oluşturduğunuzda bunun sonucundaki zaman tasarrufunuzu daha da artıracak olan zihinsel netliğin yararlarını deneyimleyeceksiniz.

Bu makaledeki ipuçları tüm üretkenlik problemlerinizi çözemese bile en önemli şeyin yapılması konusunda size daha iyi bir seçenek sunabilir.