Covid-19’un getirdiği belirsizlikler sonucu çoğu şirket ve üniversite, çalışanlarından uzaktan çalışmalarını istedi. ABD işgücünün neredeyse çeyreği kısmen de olsa halihazırda evden çalışırken yeni kararlar birçok çalışanı ve yöneticiyi evden çalışmaya ve iş ortamından uzaklaşmaya maruz bıraktı.

Her ne kadar uzaktan çalışma koşullarına önceden net bir şekilde hazırlanmak daha iyi bir yöntem olsa da kriz zamanlarında veya şartların hızla değiştiği diğer durumlarda böyle bir imkan mümkün olmuyor. Neyse ki araştırmaya dayalı, spesifik adımlardan oluşan bu rehberimizle yöneticilerin kısa vadede katılımı ve üretkenliği artırmalarını sağlayabiliriz.

Uzaktan Çalışmanın Genel Zorlukları

Öncelikle yöneticiler uzaktan çalışmayı daha talepkar hale getiren faktörleri anlamalılar. Aksi takdirde yüksek performans gösteren çalışanlarınızın performansı düşebilir veya daha az katılım gösterebilirler. Uzaktan çalışmaya özgü şu zorluklarla karşılaşabilirsiniz:

Yüz yüze süpervizyondan yoksun olmak: Hem yöneticiler hem de çalışanlar en çok bu sıkıntıdan muzdarip. Süpervizörler, (araştırmalar, bazı iş türlerinde bu durumun tam tersinin yaşandığını gösterse de) çalışanlarının normal zamanki kadar çok ve etkin çalışmayacaklarından tedirgin oluyor. Birçok çalışansa yönetimsel desteğe ve iletişime ulaşmakta zorluk çekiyor. Kimi durumlarda çalışanlar uzaktan yönetimin ihtiyaçlarını karşılamadığını hissediyor, bu da yönetimin işlerinde ne destekçi ne de yardımcı oldukları anlamına geliyor.

Bilgiye erişimde güçlük çekmek: Uzaktan çalışmaya yeni başlamış çalışanlar, iş arkadaşlarından uzaktan bilgi almanın daha fazla zamana ve efora mal olmasına epey şaşırıyorlar. Evde çalışan birisi için en basit bir sorunun cevabını almak dahi çok ama çok zor olabiliyor.

Bu durum, görev bazlı çalışmadan öte uzaktan çalışan iş arkadaşlarıyla yaşanan kişisel zorluklara uzanıyor. Araştırmalar, uzaktan çalışan meslektaşlardaki “karşılıklı bilgi” eksikliğinin, zor durumlarda karşı tarafa olan toleransı düşürüp şüpheciliği artırdığını gösteriyor. Örneğin, bir iş arkadaşınızın ofiste zor bir gün geçirdiğini biliyorsanız ondan gelecek kaba bir maili, arkadaşınızın stresli olmasına bağlayıp üslubunu önemsemeyeceksiniz. Fakat iş yüz yüze iletişimden uzaktan çalışmaya dönüştüğünde yaşanan durumlar hakkında bir fikriniz olmayacağı için herhangi bir anormalliğe darılacaksınız veya darılmasanız bile en azından iş arkadaşınızın profesyonel davranmadığını düşüneceksiniz.

Sosyal izolasyon: Yalnızlık, uzaktan çalışanların özellikle ofis ortamındaki iş dışı sosyalleşmeyi özlemelerinden ötürü en çok şikayetçi olduğu şeylerden biri. Dışa dönük kişilerin, özellikle uzaktan çalışma ortamında diğer kişilerle sosyalleşme imkanı olmadığı takdirde kısa vadede izolasyondan daha fazla bunaldıkları düşünülüyor. Ancak daha uzun bir süre sonra izolasyon, her çalışanın kurumlarına daha az ait hissetmelerine ve hatta şirketten ayrılmaya daha meyilli olmalarına sebep oluyor.

Evdeki dikkat dağıtıcı unsurlar: Uzaktan çalışma denince akla ilk gelen sahnelerden birisi bir ebeveynin kanepede çocuğunu kucağına alarak oturup bilgisayarda bir şeyler yazmasıdır. Aslında bu sahne, etkili bir uzaktan çalışmaya berbat bir örnek olabilir. İşverenlerin uzaktan çalışanlarına evde mümkünse ayrı bir iş alanı oluşturmalarını ve çocuklarıyla çalışmadan önce ilgilenmelerini rica etmelerini sıklıkla öneriyoruz. Yine de birden sanal iş ortamına geçtiğinizde çalışanların uygun olmayan şartlara sahip çalışma alanlarıyla veya (okulların ve kreşlerin kapanması durumunda) beklenmedik ebeveynlik sorumluluklarıyla karşılaşması çok daha olası. Normal şartlar altında bile aile ve evle ilgili talepler uzaktan çalışmayı etkileyebilir, bu yüzden yöneticilerin, iş yerinden eve spontane geçişte yukarıda bahsedilen dikkat dağıtıcı unsurların daha fazla etkili olacağını kabullenmeleri gerek.

Yöneticiler Uzaktan Çalışanlarını Nasıl Destekleyebilir

Uzaktan çalışmak zorluklarla dolu olsa da yöneticiler bu geçiş sürecini kolaylaştırmak için kısmen hızlı ve maliyet gerektirmeyen birtakım şeyler yapabilir. İşte bunlardan bazıları:

Günlük kontrollerinizi belli bir yapıya oturtun. Pek çok başarılı uzaktan yönetici, uzaktan çalışanlarıyla günlük görüşmeler tesis ediyor. Eğer çalışanlarınız bireysel çalışıyorsa bire bir, ortak çalışıyorlarsa grup halinde görüşmeler yapılabilir. Bu görüşmelerin önemli özelliği düzenli ve öngörülebilir olmalarıyla birlikte çalışanların sizinle birlikte dertleşebileceği, isteklerini dile getirebilecekleri bir forum ortamı oluşturmalarıdır.

Farklı iletişim seçenekleri sunun. E-mail şu anki durum için tek başına yetersiz. Uzaktan çalışanlar video konferans gibi katılımcılara yüz yüze görüşmeye yakın deneyim sunan, daha zengin teknolojilerden faydalanıyor. Video konferansın özellikle küçük gruplar açısından birçok avantajı var: Görsel ipuçları iş arkadaşları arasındaki “karşılıklı bilgi”lerin artmasına müsaade eder ve bireylerin ekiplerinden daha az izole hissetmesini sağlar. Video görüşme ayrıca karmaşık veya hassas görüşmeler söz konusu olduğunda yazılı veya sesli alternatiflerine göre daha kullanışlı.

Hızlıca işbirliği yapmanın görsel detaydan daha önemli olduğu durumlardaysa mobilde de kullanılabilecek, mesajlaşma fonksiyonlarının bulunduğu seçenekleri gözden geçirin. Örneğin Slack, Zoom, Microsoft Teams gibi uygulamalar daha basit, gayriresmi olmasına rağmen vakit konusunda hassas davranılması gereken görüşmelerde kullanılabilir.

Eğer şirketiniz mevcut teknolojik araçlara sahip değilse bahsettiğimiz seçeneklerin daha basit versiyonlarını kısa vadeli bir çözüm olarak ekibinize sağlamayı düşünebilirsiniz. Bu araçları kullanmadan önce organizasyonunuzun BT departmanıyla veri güvenliğinin yeterli düzeyde sağlanması hakkında görüşmeyi unutmayın.

Sonrasında “katılım kuralları”nı oluşturun. Uzaktan çalışma, ekiplerle iletişim sıklığında, yönteminde ve iletişimin zamanlamasında yönetim tarafında bir beklenti yaratıldığı ölçüde daha etkili ve tatmin edici hale gelir. Örneğin çalışanlarınıza “Günlük kontroller için video konferans yapacağız, acil durumlar içinse mesajlaşma uygulamalarını kullanacağız” diyebilirsiniz. Ayrıca çalışanlarınıza size ulaşabilecekleri ve iletişim kurabilecekleri zaman dilimlerini de mümkünse söyleyebilirsiniz. Bunun için “x-y saatleri arasında video konferans veya telefon görüşmeleri için uygunum fakat bana bu saatler dışında acilen ulaşmanız gerekiyorsa mesaj atabilirsiniz” gibi bir açıklama yapabilirsiniz. Son olarak, ekip üyeleri arasındaki iletişime, ihtiyaç halinde bilgi paylaşımında bulunup bulunmadıklarına mümkün mertebede göz kulak olun.

Yöneticilere çalışanlar için oluşturdukları bu “katılım kuralları”nı bir an önce oturtmalarını öneriyoruz. Hatta bu kuralları özellikle yapılacak ilk toplantıda belirtmeniz sizin açınızdan daha iyi olur. Belirli beklentilerle ilgili bazı tercihler diğerlerine göre daha hoş görünebilir ancak önemli olan bütün çalışanların iletişimle ilgili benzer beklentilere sahip olmasıdır.

Sosyal etkileşimi uzaktan sürdürebilmek için fırsatlar sunun. Bir yöneticinin atacağı en büyük adımlardan biri, çalışanlarınıza iş dışı sohbetlerini uzaktan yapacakları, sosyalleşecekleri bir ortam sağlamaktır. Bu özellikle birden ortam değişikliğine uğramış çalışanlar için önemli bir harekettir.

Temel seviyede sosyal etkileşimi sağlamanın en basit yolu ekip görüşmelerinin başlangıcını iş dışı sohbete ayırmaktan geçiyor. Örneğin çalışanlarınıza görüşmenin başında hafta boyunca neler yaptıklarını sorabilirsiniz. Bunun dışında her katılımcının yemeğiyle katılacağı bir tür sanal ofis partileri de yapılabilir. Bu tarz etkinlikler suni veya zorlama gözükse de uzaktan çalışanlar ve uzaktan çalışma konusunda deneyimli yöneticiler, sanal etkinliklerin yalnızlığı azaltıp ait olma hissini artırdığını belirtiyor.

Çalışanlarınıza cesaret verin ve duygusal destek sağlayın. Özellikle birden uzaktan çalışmaya geçilmesi durumunda yöneticilerin stres duygusunu tanıyıp çalışanlarının kaygılarını dinleyerek onların karşılaştığı sıkıntılara karşı empati kurmaları gerekir. Eğer daha yeni uzaktan çalışmaya başlamış bir çalışanınızın sıkıntı çektiğini açıkça görmenize rağmen ondan stres veya kaygıyla ilgili herhangi bir laf işitmiyorsanız bu çalışanınıza her şeyin yolunda olup olmadığını, nasıl hissettiğini sorabilirsiniz. “Uzaktan çalışma senin açından nasıl gidiyor?” diye basitçe sormak bile sormadığınız takdirde öğrenemeyeceğiniz bilgileri açığa çıkartabilir. Çalışanlarınıza nasıl olduklarını sorduğunuzdaysa soruya nasıl cevap verdiklerini can kulağıyla dinleyin ve anladığınıza işaret edecek şekilde karşılık verin. Bırakın sizin değil çalışanınızın stresi veya tedirginlikleri konuşmanın ana odağı olsun.

Duygusal zeka ve duygusal bulaşma hakkındaki bir araştırmaya göre çalışanlar, kriz durumlarına veya ani değişikliklere tepki gösterirken yöneticilerine göre hareket ediyor. Bir yöneticinin stres ve çaresizlik içinde iletişim kurması çalışanlar üzerinde, Daniel Goleman’ın da dediği gibi, “damlama” etkisi yaratıyor. Etkili liderler iki yönlü bir yaklaşım izler: Birincisi çalışanların zor şartlarda hissedeceği stres ve kaygıyı tanımak, ikincisi de çalışanlarınıza “Bunu da başaracağız,” “Şu an güçlü yönlerimizi öne çıkarabilmek için çok güzel bir dönem” gibi sözlerle onların ekip içindeki özgüvenlerini tasdik etmek. Desteklerinizle çalışanlarınıza bir amaçları olduğunu hissettirebilir, odaklanmalarını ve zorlukların üstesinden gelmelerini sağlayabilirsiniz.

Uzaktan çalışmayla ilk defa karşılaşan yöneticilereyse önerimiz şu: Bunu da başaracaksınız.