Şimdi mi açmalıyız? Yoksa beklemeli miyiz? Ekonomileri yeniden başlatmayla ilgili tartışmalar şiddetle artarken kritik bir nokta atlanıyor. Bu konuda başarılı olup olmayacağımızı işletmelerin açılma zamanından daha çok insanların birbirlerini uyarma sıklıkları gösterecek. Onlarca yıldır süren araştırmalar, yüksek güven kültürünün takım içinde anında hesap verebilirlikle bağlantılı olduğunu gösteriyor.

Birkaç yıl önce Rochester, Minnesota’daki Mayo Clinic’in CEO’su John Noseworth bana gururla asansörden çıktığı zaman el dezenfektanı kullanmayı unuttuğunda onu uyaran bir hemşireyi anlattı. Noseworth aslında “Ekibimizdeki her insan, görevleri veya konumları ne olursa olsun unutkan iş arkadaşlarını uyarabilirse önlenebilir noktadaki zararları oldukça azaltabiliriz.” dedi ve söylediklerinde haklıydı.

Buna rağmen Nisan ayı sonlarında Covid-19 salgını tepe noktadayken genel müdür yardımcısı Mike Pence çalışmaları hakkında bilgi edinmek amacıyla Mayo Clinic’i ziyaret etti. Bütün Mayo liderlerinin maske taktığı ziyaret boyunca Pence maske kullanmadı. Pence bu ziyaretten sonra aslında bir yüz koruyucusu kullanmış olması gerektiğini belirtse de bu olayın yüksek konumlardaki insanları uyarmanın zorluğunu gösteren açık ve kamusal bir hatırlatma olduğu aşikardı.

Son haftalarda buna benzer başka haberler de aldım. Bir hemşire sonunda süpervizörü tarafından azarlanmadan önce dört gün boyunca uygun KKD (kişisel koruyucu donanım) kullanmayı reddediyor. Müşteriler büyük mağazalara maske takmadan giriyor ve girişte onları gören görevli hiçbir şey söylemiyor. İş yerinde çalışması zorunlu bir ekibin yöneticisi bir toplantıda, son haftalarda sıkı çalışan kişilere beşlik çakıyor ve toplantı bitimine kadar yöneticiye doğrudan rapor veren sekiz çalışanından hiçbiri tek kelime söylemiyor.

İşletmeler yeniden açılırken çalışanlar ve müşterileri güvende tutmak için gerekli önlemlere büyük önem veriliyor. Bu önlemlerin birçoğunda yapılması gerekenler basit: El yıkamak, maske takmak gibi davranışlar. Günün sonunda normların değişim hızı uyarılarda bulunmamızın normal hale gelme hızını da ifade ediyor. İhmal edenlere uyarıda bulunulmazsa sağlıklı davranışların hiçbir anlamı kalmayacak.

Devam eden pandemi sürecinde işletme yürütürken çalışan ve müşterilerin güvenliğini ve sağlığını korumak için sadece maske kullanmak, sıcaklık kontrolleri yapmak, el yıkamak ve altı adım uzak durmak gibi davranışlar yeterli değil. Bu konuda gerçek anlamda başarı sağlayabilmek ne kadar zaman alırsa alsın bu davranışları her birimizin, her zaman yapmasına bağlı. Bunun da önlemleri unutanları uyarıp onlara hatırlatmalar yapmadan gerçekleşmesi mümkün görünmüyor.

Doğamız gereği düşündüğümüzü açıkça söylemek konusunda çok başarısızız. Bin 62 katılımcıyla yapılan güncel bir VitalSmarts araştırmasında dört kişiden üçü başkalarıyla etkileşime geçerken enfeksiyon riskinden endişelendiğini kabul etti. Ancak 10 kişiden yedisi kendileri ve diğerlerini güvende tutmak için yine de düşündüklerinden daha azını söylemeleri gerektiğini kabul ediyor.

İş arkadaşlarımla birlikte hızlı, etkili ve sürdürülebilir davranış değişikliğini oluşturabilmek için 30 yıldır gerekli çalışmaları yürütüyoruz. Elde ettiğimiz temel tespit sağlam bir etki planlamasına insan davranışını şekillendiren altı etki kaynağını dahil etmek gerektiğiydi. Bu etki kaynakları şunlar:

1. İkna edici bir prensip tasarısı
2. Planlı uygulama
3. Akran ve yönetici baskısı
4. Sosyal destek
5. Skor tutmak
6. Çevresel fikirler, araçlar ve kaynaklar

Araştırmada, altı etki kaynağının tamamı sağlam bir şekilde sağlanabildiğinde pozitif değişikliğin gerçekleşme olasılığının on kat artış gösterdiği bulundu. Aşağıda size bütün etki kaynaklarını birlikte kullanabileceğiniz beş en iyi uygulamayı sunduk. Bu uygulamalar birlikte kullanılmadığında etkili bir değişim sağlama ihtimali büyük oranda düşüyor.

Güvenli İş Yerleri Oluşturmak için Beş Uygulama

Lütfen ve teşekkür ederim ifadelerini kullanın. Değişikliği yaratmanız ve sürdürebilmenizin tek yolu sorumluluğu yüzde 200 almanızdan geçer: Çalışanlar ilk yüzde 100’lük kısmı gerçekleştirip yalnızca kendilerinin güvenlik amaçlı uygulamaları izlemesinin yeterli olmadığını, aynı zamanda ikinci yüzde 100’lük kısımdan yani çevrelerindeki herkesin de bu uygulamaları izlemelerini sağlamaktan sorumlu olduklarını bilmeliler. Çalışanları herhangi biri güvenlik uygulamalarını ihlal eden herhangi birini gördüğünde kibar bir “Lütfen” ile uygun kuralları hatırlatmaları gerektiği konusunda bilgilendirin. Örneğin, “Ofisteyken lütfen maske kullanalım.”

Ancak bu yeterli değildir. Firmam hatırlatma normları geliştirerek hasta güvenliğini artırmak için onlarca hastaneyle çalıştı. Çabuk öfkelenen doktorlara ellerini yıkaması için kendini ortaya atıp hatırlatma yapacak hemşireler bulmak bunu kolaylaştıracak bir norm oluşturmadıkça oldukça zor. Liderler onlara güvenlik ilkeleriyle ilgili bir hatırlatma yapıldığında verilebilecek tek bir tepki olduğunu görmeli: “Teşekkür ederim” dedikten sonra kurallara uymak. Aslında bu kadar basit.

West Michigan’daki Spectrum Health organizasyonunda hatırlatma konusunda tıbbi görevlileri cesaretlendirmek için aylardır çalışılıyor. Hatırlatma yapılan kişilerden teşekkür etmeleri ve kurallara uymaları istendiğinde el hijyeni uygulamalarında haftalar içinde yüzde 60 ilerleme kaydedildi. Doktorlara “Tavır yapmayın, minnet gösterin” eğitimi verildiğinde hatırlatma işi korkutucu bir görev olmaktan düşük riskli bir norma dönüştü.

Ofise Döndüğünüzde bir Covid Eğitim Kampı Düzenleyin. “Eğitim kampı” yapmanın amacı eski alışkanlıkları yıkıp yenilerini tanıtmaktır. Normları değiştirmenin en kolay olduğu zaman kimsenin normalin ne olduğunu bilmediği zamanlardır. Çalışanlar iş yerlerine yeniden giriş yaptığında bir eğitim kampı düzenleyerek daha oluşmamış beklentilerini avantaja çevirin. Bu eğitim, insanların uygulaması gereken yeni norm sayısına göre 30 dakika kadar kısa veya birkaç saat uzunluğunda olabilir. Toplantı şunları içermeli:

• Yönetici konumunda liderler. Bu görev İK’na dervredilmemeli veya bir danışmana savuşturulmamalı. Liderler çalışanların karşısına geçip yeni kurallara inancını ve bağlılığını göstermelidir.
• İçsel mesajlar. Kurallara uyulmadığında hayatlarına yansıyabilecek riskleri belirtmek için bu durumdan etkilenen arkadaşlarınız, aileniz veya müşterilerinizin hikayelerini anlatarak davranışları değiştirmenin önemini vurgulayın.
• Kasıtlı uygulama. Liderler yeni güvenlik yaklaşımları konusunda insanları yalnızca bilgilendirmemeli. Kas hafızasının gelişmeye başlaması ve uygulamaların zamanla rahat, normal ve zorunlu hissettirmesi için insanların bu uygulamaları harekete geçirmesi gerekiyor. Örneğin Spectrum Health’de insanların belirli ünitelere girip hasta odasından giriş ve çıkış uygulamasını deneyimledikleri bir eğitim kampı düzenledik. Bu durumlardan birinde giriş ve çıkışta istenildiği gibi ellerini yıkadılar. Diğerindeyse ellerini girişte yıkamıyorlar ve diğer tıbbi görevli bu kişiye hatırlatma yapıyordu. Hatırlatma yapılan kişi “Teşekkür ederim” diyor ve sonrasında kurala uyuyordu. Deneyimin tamamı 20 dakikadan fazla sürmüyor. Bunlar kulağa çok basit gelebilir ancak eğitim kampını yapan ünitelerde yeni normlara uyma oranları yapmayanlara kıyasla çok daha yüksekti.

Yangın tatbikatıyla pratik yapın. İlk hafta insanlara yapmaları gereken işi bırakıp yeni davranışların pratiğini yaptıkları günlük yangın tatbikatları düzenleyin. İlerleyen haftalarda haftada iki kere tekrarlamak yeterli olacaktır. Etkili yangın tatbikatları da liderlik nitelikleri gerektirir. Liderler her yeni güvenlik davranışında teşekkür ederim ve lütfen kalıplarını kullanmak da dahil olmak üzere çalışanların yanında olmalıdır. Yangın tatbikatları çok daha az zaman alır ancak çalışanlara bu davranışların önemini hatırlattığı için değişimin sürdürülebilirliğinde kritiktir.

Günlük kontroller yapın. Şöyle bir söz vardır “Beklediğini değil denetlediğini bulursun.” Hastanelerde de liderler buna uygun olarak “kontroller” yapmak için bir kontrol listesi kullanmalı ve kurallara uyma sonuçlarını gözden geçirmeliler. Çalışma sahasında dolaşıp yaklaşımların doğru bir şekilde uygulanma oranlarını gözlemleyebilirler. İlk 30 günde her gün kontroller yapmalı ve gözlemlemelerini gün içinde tahmin edilemeyecek zamanlara koymalılar. Bu süreçten sonra kontroller bir gün arayla yapılabilir.

Herkesin görebileceği bir şekilde skor tutun. Liderler bundan sonra kontrol skorlarını herkese açık bir şekilde her gün paylaşmalılar. Skorların üzerine organizasyonun kurallara uyma yüzdelerini belirten farklı renklerde büyük daireler yerleştirebilirsiniz: Yeşil, yüzde 95+; sarı yüzde 80-90; kırmızı yüzde 80’den az gibi. Ne olursa olsun sonuçları paylaşmaya ve hastaları ile müşterilerine görünür olmaya devam etmeliler. Utanma hissi gelişim açısından güçlü bir motivasyondur.

Bu uygulamalar birçok çalışan ve lidere, özellikle de daha önceden güvelik önlemleriyle düzenlenmiş bir iş yerinde bulunmamış kişilere tuhaf gelebilir. Ancak bunlar olağan dışı dönemler ve çevremizi güvende ve sağlıklı tutmak istiyorsak konfor bölgesinin dışına da çıkmalıyız.

Liderler bu uygulamalara önem verirse yeni normları çok daha hızlı bir şekilde aşılayabilirler. Bunları yapmak yalnızca çalışan güvenliği için değil işletmenizin sağlığı için de önem taşır. Bu kritik davranışlara uymak işletmelerin yeniden açılabilmesine ve açık kalabilmesine imkan sağlayacaktır.