Tüm dünyayı etkisi altına alan koronavirüs salgınıyla birlikte sosyal izolasyon ve fiziksel mesafelenme kavramları hayatımıza girdi. Başta sosyal izolasyon olarak çıkan kavram, kişilerin birbirinden fiziksel olarak uzaklaşmasının yanı sıra antisosyalleşmesi anlamına da geldiği için eleştirildi ve bunun yerine kişilerin fiziksel olarak birbirinden uzak durmasıyla salgını kontrol etmeyi öneren fiziksel mesafelenme kavramı öne çıktı. Neden sosyalleşmeyi hayatımızdan çıkarmadık? Çünkü yüksek önlemler almak için ev karantinasında olduğumuz bu günlerde sosyalleşmek hala mümkün ve gerekli. Bunun için, yeni normalimize hemen adapte olduk ve daha önce aklımıza gelmeyen çözümlerle arkadaşlarımızla ve aile üyelerimizle iletişim kurmaya başladık. Örneğin, önceden sadece iş hayatımızın bir parçası olan Zoom, Skype ya da Google Meet gibi görüntülü görüşme platformlarını uzaktaki dedemizin halini hatırını sormak için de kullanabileceğimiz bugüne kadar aklımıza gelmemişti. Benzer şekilde hala bir işi olduğu için şanslı hissedenlerimiz de bu durumun devamlılığını sağlamak için yeni fikirler geliştirmeye ihtiyaç duydu. Hem sosyalleşmek hem de bir aklın diğerinden üstün olduğu gerçeğini kabul ederek kolaborasyon ve fiziksel biraradalığın mecburi gibi göründüğü bazı yöntemlere yeniden bakıp bunları çevrimiçine taşımanın mümkün olup olmadığını düşünmeye başladık. Ve böylece tüm dünyada benzer zamanlarda uzaktan atölye çalışmaları denenmeye başlandı.

SHERPA’da senelerdir hizmet verdiğimiz yurtdışındaki müşterilerimiz sayesinde uzaktan çalışma konusunda kendimizi geliştirmiştik. Ancak yine de atölye çalışmalarında fiziksel olarak bir araya gelmenin önemli olduğuna inandığımız için yurtdışındaki müşterilerimiz de dahil olmak üzere şimdiye kadar hiç uzaktan atölye çalışması yapmamıştık (buna gerek duymamıştık). Hal böyle olunca bizim için de yeni bir kapı açıldı ve her zaman yaptığımız atölye çalışmalarının çevrimiçi versiyonlarının nasıl olacağına kafa yormaya başladık. Denemeye önce kendimizden başladık ve senede bir tüm stüdyo olarak gerçekleştirdiğimiz, kendi üretim sistemimizin kullanıcı deneyimini iyileştirmeye odaklandığımız Sprint Zero etkinliğimizi bu sene uzaktan yapmaya karar verdik. Yaklaşık altı saat süren etkinlik boyunca farklı problem tespiti ve çözüm bulma metotlarını, farklı araçlar kullanarak test ettik ve 21 kişiyle başarılı bir uzaktan atölye çalışması yapılabileceğini kendimize kanıtlamış olduk. Yazının devamında gün boyunca olan bitenden çok, edindiğimiz deneyimden çıkarımlarımızla uzaktan atölye çalışması yapmanın ipuçlarına değinmeye çalışacağım. Bu ipuçlarının çoğu fiziksel atölye çalışmaları için de geçerli, zaten öyle olmasaydı fizikselden dijitale başarılı bir uyarlama mümkün olamayacaktı.

Etkinliğin tasarımını yapın. Kalabalık bir grup insanı gün boyunca aynı odada ve aynı anda tutmanın yolu, etkinliğin ana odağının yani temasının net bir şekilde belirlenmesinden geçiyor. Ortam fiziksel bir toplantı odası yerine dijital toplantı odası olsa da aynı şey geçerli ancak tek bir farkla: Fiziksel atölye çalışmasında, grubun dağıldığını beden dillerinden ve mimiklerinden çok daha kolay anlayıp anlık çözümler bulabilecekken uzaktan yapılan atölye çalışmalarında bunun gözden kaçması çok daha olası. O yüzden bu etkinliği neden yaptığınız, hangi ana probleme çözüm getirmek için çalışacağınız, gruplara ayrılacaksanız bu gruplarda kimlerin olacağı, ne zaman hangi metodu kullanacağınız, mola zamanları gibi her türlü detayı önceden düşünmeniz, bir nevi etkinliği gününden önce adım adım akıtmanız ve çıkabilecek sorulara cevaplar hazırlamanız gerekiyor.

Kuralları belirleyin. Fiziksel bir ortamda gerçekleşecek atölye çalışmasında ortamın kontrolü tamamen sizdedir. Ancak dijital araçlarla uzaktan yapacağınız atölye çalışmasında ortamın kontrolü tamamen atölye katılımcılarındadır. Odanın genişliği katılımcının içinde bulunmayı seçtiği odanın ölçüleriyle sınırlıdır. Akıcı bir diyalog kişinin internet bağlantısının elverdiği ölçüde mümkündür. Her şeyi kontrol edemeyeceğinizi de bir kenarda tutarak etkinliğin mümkün olduğunca pürüzsüz geçmesi için belli başlı kuralları önceden belirlemek ve katılımcılarla önceden paylaşmak iyi olacaktır. Örneğin, fiziksel bir etkinliği mümkün olduğunca taklit edebilmek için kameraların hep açık olması fakat arkada havlayan bir köpeğin, o sırada konuşan kişinin sesini bastırmaması için mikrofonların sadece konuşma anında açık olması gibi kurallar koyulabilir. Gün boyunca içinde bulunulacak odanın düzeni ve havalandırması konusunda öneride bulunulabilir ya da kulaklık gibi sıkça kullanılması muhtemel olan cihazların şarjlarının dolu olduğundan emin olunması rica edilebilir. Bununla birlikte genel kuralların yanı sıra etkinliğin ana temasıyla ilgili kurallarınız da olabilir.

Metotlara uygun araçları seçin. Fiziksel etkinlikte beyaz tahta kullanacaksanız bunun Miro ve Invision Freehand gibi dijital versiyonları mevcut. Eğer bir noktada katılımcıların oylama yapmasını istiyorsanız bizim yaptığımız gibi Mural kullanabilirsiniz. Burada önemli olan, öncelikle fiziksel bir etkinlik yapıyormuş gibi metotları belirlemek ve sonrasında bu metotlara uygun araçları seçmek. Bazen en sık kullandığınız araç üzerinde küçük değişiklikler yaparak yeni bir kanvasa dönüştürmek, sadece yeni bir metot deneyeceksiniz diye pek aşina olmadığınız bir aracı kullanmaktan çok daha iyi sonuç verebilir. Tabii ki bundan daha da önemlisi etkinlik öncesinde bu araçlarla ilgili detaylı araştırma yapmak ve mutlaka bunları test etmek. En iyi aracı bulduğunuzu düşünürken katılımcı sayısı sınırı olduğunu etkinlik sırasında öğrenirseniz herkes için pek hoş bir sürpriz olmayacağı kesin.

Yazılı yönergeler üzerinde çalışın. Yüz yüzeyken grup çalışmaları sırasında katılımcıların birinden gelebilecek bir soruyu karşılamak ve bu yeni bilgiyi herkese yaymak çok daha kolaydır. Fakat çevrimiçi ortamda eğer gezici moderatör rolünü üstlenecek birini düşünmediyseniz yanlış anlaşılmaların önüne geçmek için herkesin erişebileceği bir yerde tüm metotların nasıl uygulanacağına dair detaylı yönergelerin olması işinizi kolaylaştıracaktır.

Çıkabilecek sorunlara hazır olun. Her etkinlikte sorun çıkma riski vardır. Dijital ortamdaysa değişkenler arttıkça bu risk de logaritmik olarak artar. Bu risklerden bazılarını öngörebilir ve gerçekleşmesi durumunda ne yapabileceğinizi de önceden belirleyebilirsiniz. Örneğin, seçtiğiniz görüntülü görüşme aracı etkinliğin gerçekleşmesini sağlayan temel bir araç olduğu için etkinlik sırasında bu araçla görüşme yapmanın bir sebepten verimli olmadığını gördüğünüzde önceden test ederek belirlediğiniz yedek araca geçmeniz etkinliğin seyrini olumlu yönde değiştirebilir.

Sonuç olarak test edildi, onaylandı: Uzaktan atölye çalışması yapmak mümkün. Tabii bu durum şu an için kullanıcı deneyimi tasarımı alanında yapılacak atölye çalışmalarını kapsıyor. Takı tasarımı ya da cam üfleme konulu atölye çalışmaları için hala hologram teknolojisine ihtiyaç var gibi görünüyor. Kim bilir, belki de bir süre daha evde kalmaya devam edersek onun da bir yolunu hep beraber bulabiliriz.