Covid-19 virüsü, çalışma alanlarını akıl almaz bir hızla altüst etti ve yeniden düzenledi. Bir hafta içinde farklı sektörlerden organizasyonlar milyonlarca çalışanını uzaktan çalışmaları için evlerine gönderdi. Yöneticiler hiçbir uyarı olmaksızın, hatta pek çok durumda hiçbir hazırlık yapma fırsatı bulamadan sanal ekipleri yönetme pozisyonuna itildiler.
Karantinada yüz yüze etkileşimden ve tipik bir iş gününün yarattığı şartlardan yoksunken kendi kendizi yönetmek yeterince meydan okuyucu bir durum. Şimdi buna, bir de bu şartlar altındayken bir ekibi yönetmeyi ekleyin, hele bir de ilk defa yapacaksanız… Ürkütücü.
Baskının yoğun olduğu koşullar, artan belirsizlik ve genel bir altüst olma hissi bu durumu daha da zorlaştırıyor. Karantinadayken yöneticinin sahip olduğu rolün her bir çehresi abartılı ve karmaşık bir hal alıyor. İşlerin yapılma biçimine dair beklentileri sıfırlamanız ve yönetim tarzınızı yeni bir bağlama uyarlamanız gerekiyor.
Bu konuda yeni olan yöneticilere, hatta bu zor zamanlarda ek rehberliğe ihtiyaç duyan deneyimli yöneticilere yardımcı olmak adına, çalışanlarınızın devam eden öğrenme süreçlerini ve duygusal sağlığını desteklemeye yönelik en iyi önerilerimi aşağıda sıraladım:
Beklentilerinizi sıfırlayın. Çoğu ekip sosyalleşmeye, eşzamanlı çalışmaya ve tek tipleşmeye alışkın. Aynı ofiste, aynı çalışma koşullarında, aynı çalışma takvimiyle, bir arada çalışıyorlar. Yöneticiler karantina ortamında birdenbire eş zamansız çalışmaya ve bireysel davranmaya geçmek durumunda kalan ekiplerine yardımcı olmalılar. Bunun için de işlerin nasıl yapıldığına dair beklentileri sıfırlamanız, görevlerin ne zaman ve nasıl yapıldığına dair ekibinizi serbest bırakmanız, ekip üyelerinin sorumluluklarını kendi koşullarına göre yerine getirmelerine izin vermeniz gerekiyor. Bu da sonuçlara odaklanmak ve daha fazla esneklik sunmak anlamına geliyor.
Devamlı irtibat halinde olun. Sosyometrik araştırmalar daha kısa aralıklı iletişim döngülerinin moral ve katılım oluşturma ve bunları sürdürmede daha etkili olduğunu kanıtlıyor. Düzenli olarak irtibatta kalmak için anlık mesajlaşmayı kullanın. Herhangi bir çalışanın programa giriş yapmadan yarım günü geçirmesine izin vermeyin. Her gün bir kez toplanmak isteyebilirsiniz, bunun için görüntülü görüşme idealdir; toplantıya liderlik etme sorumluluğu dönüşümlü olarak değişebilir. Herkesin toplantıya katılması ve dikkatini toplantıya vermesine dair bir beklenti oluşturun. Sanal takım oyuncusu olarak toplantıya katılmanın ne anlama geldiğini modellik ederek onlara gösterin.
Devam eden öğrenme süreçlerini destekleyin ancak kısa tutun. Bu yeni ortamda öğrenmenin durmasına gerek yok ama mikro-öğrenmeyi kullanmak daha pratik olabilir. Tek bir konu üzerine, beş ile 10 dakikalık zaman dilimlerinde kısa dersler paylaşmaya odaklanın. Bu dersler belirli bir aracı, davranışı veya beceriyi kapsayabilir. Bu dersleri verme işini ekip üyeleri arasında dönüşümlü olarak paylaştırın ve eğitim için kendi konularını belirlemelerine izin verin. Farklı bir ekip üyesinden ders hakkında bilgi alabilir ve bu kişiden herkesin öğrendiklerinin uygulamaya dökülmesi, alakası ve olası sonuçları hakkında kısa bir tartışma başlatmasını isteyebilirsiniz.
Karşılıklı desteği güçlendirmek için iş arkadaşları ve akran koçları atayın. Her takım üyesinin ihtiyaçlarına koşmak çoğu yöneticinin kapasitesini hızla tüketecektir. Bu sorumluluğu dağıtmak için ekip üyelerini çiftler halinde organize edin; bunu her çalışanı bir meslektaşının arkadaşı ya akran koçu olarak atamak suretiyle yapabilirsiniz. Bu paylaşılan liderlik modeli ikinci bir karşılıklı destek katmanı oluşturur ve duygusal soyutlanmaya karşı koruma sağlar. Çalışma arkadaşlarınızdan günlük olarak giriş yapmalarını ve genel katılımı ve refah seviyesini değerlendirmelerini isteyin. İnsanlar daha önce böyle bir görevi yerine getirmemişlerse, onlara rehberlik etmek faydalı olabilir.
Ses tonu ve yüksekliğini yüz yüze geri bildirimin yerine geçebilecek veriler olarak yorumlayın. Aynı odada bulunmadığınızda çalışanlarınızın sunduğu duygusal ipuçlarını okumanız daha zordur. Artık sözlü olmayan verilere ve beden diline güvenmek yerine, metin, ses ve seyrek video iletişimi gibi bunların yerine geçebilecek göstergelere güvenmelisiniz. Şu unsurlara dikkat edin: yazılı iletişimin üslubundaki kalıplara; sesli iletişimin süratine, yüksekliğine, ses tonundaki değişimlere ve video iletişimindeki fiziksel hareketlere. Çalışanlarınızı iyi tanıyorsanız, bu kalıplarda gözlemleyeceğiniz değişiklikler bir ekip üyesinin ek desteğe ihtiyaç duyup duymadığını erkenden belirlemenize yardımcı olacaktır.
İyimserlik konusunda örnek olun ve ekibinizin korkularını giderin. İyimserlik bulaşıcıdır. Gelecek hakkında umut ve güven sergileyen liderler ekip üyelerinin işlerine, özellikle stresli koşullar altındayken anlam ve amaç yüklemelerine yardım etmek konusunda daha başarılılar. Bunun yanı sıra, mizahı hayat kurtarıcı bir unsur olarak kullanmayı unutmayın. Korkunun girişkenliği dondurduğunu, yaratıcılığın elini kolunu bağladığını ve işe olan bağlılığın yerine boyun eğmeyi koyduğunu unutmayın. Son olarak, kısıtlamaları genelde inovasyonu ateşleyen faktörler olarak ele alın. Ekibinizi karantina koşullarını yeni fikirler üretmek için bir teşvik olarak ele almaya davet edin.
Güncelleme olmadığında dahi güncelleme yapın. Belirsizlik kaygıyı tetikliyor. Ne kadar iletişim kurar ve paylaşımda bulunursanız, ekibiniz içerisinde bilgi eksikliğinin oluşma ihtimali o kadar az olur. Paylaşacak yeni bilginiz olmasa bile düzenli olarak iletişim kurun. Kriz esnasında sık sık güncelleme yaparak şeffaflığı korumanız ekibinize yönelik iyi niyet, empati ve samimi bir alaka beslediğinizin nihai bir ifadesi olarak kabul görür.
Stres ve katılım düzeylerini düzenli olarak ölçün. Önceliğinizin onların refahı olduğunu ekip üyelerinize açıkça belli edin. Her ekip üyesine düzenli olarak iki kısa soru sorarak katılımlarını gözlemek için zaman ayırın. Öncelikle, sıfırdan 10'a kadar bir ölçekte ekibinizin mevcut stres seviyesini değerlendirin. İkinci olarak, aynı ölçeği kullanarak genel katılım düzeyinizi derecelendirin. Bireye dair sezgilere ya da izlenimlere dayalı hisleriniz yanlış olabilir. Bu nedenle niceliksel yanıtlar almak işinize yarayacaktır.
İnsanlar ait olmaya can atan hiper-sosyal yaratıklardır. Ve karantina koşullarında dahi kendilerini psikolojik açıdan güvende hissetmeleri, diğer bir deyişle kendilerini utanma, dışlanma ya da bir şekilde cezalandırılma korkusu duymadan bir takımın parçası hissetmeleri, güven içinde öğrenebilecekleri, katılımda bulunabilecekleri, statükoya meydan okuyabilecekleri bir ortamda hissetmeleri çok önemlidir. Bu koşulları yarattığınız ve sürdürdüğünüzde onların işlerini yerine getirmelerine ve işe katkıda bulunmalarına izin vermiş ve belki de en önemlisi böyle bir zamanda, insanlıklarını tasdik etmiş olursunuz.
