Geçtiğimiz hafta koronavirüs (veya Covid-19) Birleşik Devletler’de nasıl, ne zaman ve nerede çalıştığımızı çok iyi etkileyebileceğini gösteren uyarılarla daha ciddi bir hal aldı:
Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezi’nin (CDC) Ulusal Aşı ve Solunum Hastalıkları Merkezi direktörü Dr. Nancy Messonnier düzenlediği basın toplantısında “Günlük yaşamda aksamalar olabilir; okullar kapatılabilir, büyük kapsamlı etkinlikler askıya alınabilir ve işletmeler, çalışanların uzaktan çalışmaya devam etmesini isteyebilir” dedi.
Virüsün küresel boyutta yayılması, işverenlerin beklenmedik iş yeri değişikliklerine hızlı bir şekilde yanıt vermeye hazır olup olmadıklarını gösterebilir. İş seyahatlerinin sayısı azalabilir veya seyahatler askıya alınabilir. Daha fazla çalışanın yerel “çalışma saatleri” dışında çalışması ve saat dilimleri farklılığı nedeniyle çalışmak için video konferansı kullanması gerekebilir. Eğer durum daha da kötüleşirse birçok çalışana uzaktan çalışıp çalışamayacağı sorulabilir veya doğrudan uzaktan çalışması istenebilir.
Peki organizasyonlar buna hazır mı? Muhtemelen hayır. Ancak işlerin nasıl yapılacağını gözden geçirmeye açık olanlar bile kriz sonrası sorulması kaçınılmaz olan soru için hazırlar mı?
“Bunu neden sürekli yapmıyoruz?”
Şirketinizin bu olası aksamaya esnek bir şekilde yanıt vermesinin yanında aynı zamanda bunu, “çalışma” kavramını geniş çapta gözden geçirme fırsatı olarak kullanmak mümkün mü? İşte başlamak için beş adım:
Çalışanlarınızın tamamının veya bir kısmının uzaktan çalışması gerekebileceğini kabul edin.
Bir kriz durumunun olmamasını ummak, bunun için dua etmek veya bunu basitçe görmezden gelmek bir strateji değildir. Karantina arttığında herkese bir laptop sağlayıp "Gidin başka bir yerde çalışın" demek de iyi bir strateji değildir. İşlevsel kalmanın tek yolunun mümkün olduğunca çok sayıda çalışanın uzaktan çalışmasıymış gibi hazırlanın. Farklı senaryolar planlamaya başlamak ve işlerin nasıl yürütüleceğini belirlemek için iş kolu liderleri, bilişim teknolojileri, insan kaynakları, iletişim ve hizmet araçlarını içeren fonksiyonlar arası bir ekibi bir araya getirin ve koşullara hızlı bir şekilde cevap verin.
Etkilenebilecek işlerin ve görevlerin haritasını çıkarın.
Şu üç şeye dikkat edin:
1) Hangi görevler iş yerinde fiziksel varlığınız olmadan kısmen de olsa yapılabilir?
2) Hangi görevler ofis dışında hiçbir şekilde yapılamaz?
3) Hangi görevlerin ofis dışında yapılabileceğinden emin değilsiniz?
Uzaktan yapılamayacağını düşündüğünüz belirli işlerle ilgili potansiyel olarak yanlış sayılan varsayımlara meydan okuyun. Ve “emin değilim” sütunundakileri denemeye istekli olun. Örneğin, bana yıllarca “İdari asistanlar esnek bir şekilde çalışamazlar” dendi. Ve yıllardır bunun doğru olmadığını kanıtlamak için idari asistan ekipleriyle çalıştım. Evet, yaptıkları bazı görevler fiziksel olarak ofiste olmayı gerektiriyor ancak bunlar için plan yapılabilir. Görevlerinin çoğu geleneksel iş modelinin dışında etkili bir şekilde gerçekleşebilir ve işe yarayabilir.
Mevcut IT donanımını ve yazılımını denetleyin. Araçlara erişim ve kullanımın benimsenmesi konusundaki açıkları kapatın.
Video konferans ve diğer işbirliği/iletişim platformları gibi belirli uygulamaların ne ölçüde kullanışlı olduğunu değerlendirin. İnsanların bu platformları kullanmak zorunda kalmadan önce açıkları bulun ve çalışanlarınızın bu araçları kullanması için çeşitli eğitim ve uygulama fırsatları sağlayın. Durumu o sırada yönetmeye çalışmak pek ideal değildir ve verimsizdir. Organizasyonun sahip olduğu, kullanıcıların kullanabileceği cihazları tanımlayın. Ayrıca çalışanlarınızın kendi telefon ve laptoplarını kullanması söz konusuysa seçenekleri netleştirin. Dikkate alınacak herhangi bir veri güvenliği sorunu olup olmadığını ve bunların önceden nasıl en iyi şekilde çözülebileceğini belirleyin.
Önceden bir iletişim protokolü ayarlayın.
Bu iletişim planının ana hatlarıyla belirtilmesi gerekir: Herkese nasıl ulaşılacağı (örneğin tüm iletişim bilgilerinin tek bir yerde toplanması, birincil iletişim kanallarının belirlenmesi; e-posta, anlık mesajlaşma ve Slack gibi), çalışanların müşterilere nasıl tepkiler vereceği, ekiplerin ne zaman ve nasıl koordine edileceği ve buluşulacağı.
Bu geniş çaplı değişimi gösteren performansı ölçmenin yollarını belirleyin.
Esnek çalışma dönemi sona erdikten sonra bu veriler neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını ve nedenini derinlemesine düşünmenizi mümkün kılar. Aynı zamanda kriz geçtikten sonra kaçınılmaz olan “Bunu neden sürekli hale getirmiyoruz?” sorusunu cevaplayabilmenize de olanak sağlar. Esnek çalışmayı belirli açılardan kalıcı olarak sürdürmeye karar verebilirsiniz, tabii bu durumda sonuçlara dikkat etmeniz gerekiyor. Örneğin belki de iş seyahatlerini yüzde 25 oranında azaltıp bunun yerine video konferans düzenlemeye başlayabilirsiniz. Daha sonra bu toplantıların yaklaşık yüzde 80’inin neredeyse aynı derecede etkili olduğuna karar verebilirsiniz. Bu nedenle iş seyahatinde yüzde 20’lik bir düşüş devam eder ancak bu sefer, organizasyonun karbon emisyonlarını azaltmak için sürdürülebilirlik stratejisinin bir parçası olarak devam ediyor olur.
Covid-19 gibi küresel çaptaki acil sağlık durumları herkes için korkutucudur, kaos yaratır ve kafa karıştırıcıdır. Diyelim ki bir acil durum planı yaptınız ve hiçbir şey olmadı. Daha sonra operasyonel süreklilikte bir aksama olduğunda organize olacak, kriz anlarında esnek iş planı için hazır olacaksınız. Böylesi bir kriz anının gerçekleşmesi de oldukça olası görünüyor.
