Şirket çalışanları günde ortalama yüzden fazla e-posta alıyor ve gönderiyor. E-postaları okuyacakların dikkatini çekme yarışı ise oldukça haşin geçiyor. Neyse ki, insanların okuyabileceği türde e-postalar hazırlamak oldukça kolay. Yazmaya başlamadan önce:

• Konu başlığında işin gerekliliğini belirtin. Çoğumuz konu başlığında “Aylık Finansal Raporu” gibi içeriğin “ne” olduğunun tahmin edilmesini sağlayacak şeyler yazıyoruz. Fakat bu kısım aynı zamanda kişisel köprünün de kurulacağı kısımdır: “Zeynep’in isteği üzerine, Aylık Finans Raporu,” ya da aciliyetini belli etmek için: “Aylık Finans Raporu. Salı gününe kadar geri dönüş bekleniyor.” Gibi ifadeler kullanılabilir.
• Vermek istediğini anahtar mesajı görsel olarak belirgin hale getirin. Açık bir metin ve yazı içerisindeki kalın yazma, madde imleri koyma gibi işaretlemeler okuyucunuzun mesajı daha çabuk algılamasına ve istediğiniz cevapları nokta atışıyla almanıza yardımcı olacaktır.
• Maksimum etki için teslim süresini belirtin. Hiçbir zaman günün sonunda ya da haftanın başında e-posta atmayın. İnsanların masalarının başında ve okumaya vakitlerinin olduğundan emin olun.

Katie Smith Milway’in “The Art of Irresistible Email” adlı yazısından uyarlandı.