Bugün şirketler, rekabetin her zamankinden daha aktif olduğu bir dönemde faaliyetlerini gerçekleştiriyor. Şirketler birçok alanda dönüşüme ve çevik süreçlere öncelik verirken proje yönetimi tarafında ve iş akışında yaşanan aksaklıklarda doğru tespitlerin yapılması ve sürecin özenle üstünde durulması göz ardı edilebiliyor. Durum böyle olduğunda, şirketler bu süreçte iki operasyonel sorunu karşımıza çıkarıyor: “Olması istenen” yaklaşımlara odaklanırken kurum içinde “var olan-devam eden” yaklaşımları ihmal etmek ve iş süreç yönetiminin faaliyetlerini iyileştirecek bilgi sistemlerini sürece dahil etmemek. Bu ihmallere devam edilirse özellikle daha büyük bünyelere sahip organizasyonlarda uzun vadede beklenmedik sorunların ortaya çıkması veya gelişimin önüne geçilmesi kaçınılmaz olabilir.
Bununla birlikte, yenilikçi bir teknoloji olan süreç madenciliği (process mining), modern dünyada artan rekabetin getirdiği bu sorunlara çözüm niteliğinde.
Süreç Madenciliği (Process Mining) Nedir?
Süreç madenciliği, Wil van der Alst ve diğer araştırmacılar tarafından 1990’lardan bu yana yürütülen ve ele alınan bir konuydu. 2010’ların başındaysa bu konuya dair faaliyetlerde ve ilgide bir artış yaşandı.
Süreç madenciliği kavramının altında yatan temel fikir aslında iş süreç yönetimine (BPM), büyük ölçekli veri yığınları arasından faydalı bilgileri araştırmak anlamına gelen veri madenciliğini dahil ederek daha veri odaklı bir yaklaşım sağlamak. Süreç yönetimi ile ilgilenen yöneticiler veya çalışanlar genellikle verileri workshop’lardan ve görüşmelerden elde eder, daha sonra da bu verileri iş akışını belgelemek için süreç haritasına girer. Fakat süreçler bilgisayar veya otomasyon fırsatları kullanılmayıp çalışanlar tarafından ele alındığında bu süreçlere dair sayısal bir model yerine niteleyici bir modele sahip olunduğunu görüyoruz. Ve böylece süreç, olay logları (olay kayıtları) incelenerek detaylı olarak ortaya koyulabiliyor.
Süreç madenciliği özet olarak üç farklı şekilde işler: Keşif amaçlı yapılan tür, olay loglarını ortaya çıkarma ve bu verileri bir modele dökme üzerinedir. Bu süreç türü diğerleri arasından en çok benimsenen türdür. Uyumluluk incelenmek isteniyorsa var olan model ile olay logları karşılaştırılır ve istenen modelden herhangi bir sapma gerçekleşiyor mu veya darboğazlar mevcut mu kontrol edilir. İyileştirme amaçlı sürdürülen türdeyse model ile olay loglarına ek olarak elde edilen bilgiler yöneticiler tarafından süreci iyileştirmek için kullanılır ve yeni bir model oluşturulur.
Süreç Madenciliğinin Şirketler için Önemi ve Kullanım Alanları
Dijital dönüşümün ivmelenerek arttığı bu dönemde, otomasyon ve yapay zekanın iş akışında baştan sona benimsenmesi kuşkusuz şirketler için avantaj sağlıyor. Yapay zeka (AI) ve makine öğrenimini (ML) kullanan “hyperautomation” yaklaşımı (süreç madenciliği de aslında bu yaklaşımın bir parçasıdır), süreç yönetimi ve darboğazların tespiti gibi kritik alanlarda hem fırsatlara ve potansiyel problemlere dair doğru sorulara ulaşmanızı sağlar (hangi çalışanlar süreci takip etmiyor, hangi departmanda süreç yavaşlıyor, güçlü taraflarınız neler gibi) hem de operasyonel model içindeki etkinsizlikleri ölçerek harcamaları en aza indirger. Organizasyonlar içinde etkin yürütülemeyen bir süreç, neredeyse yüzde 20-30’lara kadar çıkan bir gelir kaybına sebep olabilir. Bu demek oluyor ki etkin bir süreç yönetim sistemi size beklediğinizden daha büyük bir kazanç sağlayabilir.
Yukarıda bahsettiğimiz farklı teknikler ile süreç madenciliği birçok farklı endüstride kullanılabilir. Bu endüstriler arasında e-ticaret, yazılım geliştirme, finans, imalat, kamu çalışmaları, sağlık ve eğitim alanlarının öne çıktığını görüyoruz. Her endüstri kendi alanına özel iyileştirme hedeflerini ve sorunlarını baz alarak süreç madenciliği sistemini kişiselleştirebilir. Örneğin, satış alanında siparişlerin işleme konulması sürecinde akış süresini azaltabilir ve dönüşüm oranını artırabilirsiniz, siparişten tahsilata geçiş sürecindeyse zamanında teslimat oranlarını artırabilir, aylık gelir kaybının önüne geçebilir, anahtar bölgeleri tespit edebilir, sipariş değişimlerinde ana sorunu belirleyebilir, iade edilmiş malların benchmark’ını oluşturabilirsiniz. BT alanında ERP odaklı gelişimlere dair riskleri ve maliyetleri azaltabilir, gecikmelerin ana sebebini keşfedebilir ve daha hızlı çözme süreleri için otomasyonu sisteminize dahil edebilirsiniz. Finans alanında otomasyon için uygun adımları tespit edebilir, zamanında ödemeye teşvik için aksiyonlar keşfedebilir, faturalandırma süreçlerini düzene koyabilir ve değişim sürecini karşılaştırabilirsiniz. Son olarak, lojistik alanında depolama maliyetlerini azaltabilir, coğrafi aralığınızı genişletebilir, çevrim süresini kısaltabilir ve her alanda gördüğümüz gibi gecikmelerin/sorunların nerede yaşandığını tespit edebilirsiniz.
Süreç madenciliğine ek olarak, organizasyonlar geleneksel otomasyon yeteneklerini bir üst seviyeye çeken ve kurumların 360 derece görünümünü sayısal olarak sağlayan hyperautomation yaklaşımını da benimsediğinde dönüşüm için maksimum faydayı sağlayabilir. Organizasyonlar böylece kolaylıkla hangi işleri otomasyon yoluyla çözebileceğini görebilir, iş akışını hızlandırır ve organizasyonun önlem alması için kritik analizler elde eder.
Süreç madenciliğini uygulamaya geçerken şirketiniz için hangi platformu seçtiğiniz de büyük bir önem taşır. Bu noktada hyperautomation teknolojilerine entegre bir platform bulmanız en büyük verimi almanız için size avantaj sağlayacaktır.
33 yılı aşkın süredir, 25’ten fazla ülkede, finans, sigorta, üretim, lojistik ve otomotiv alanlarına teknoloji uzmanlıklarını entegre eden ve iş akışı süreçlerinin yönetiminde optimizasyon ve dijital dönüşüm hizmetleri sunan 32bit, IBM ile myInvenio’nun ortaklığı sonucu yapay zeka ile çalışan IBM Cloud Pak for Business Automation teknolojisini çözüm olarak sunuyor. IBM Cloud Pak for Business Automation, düşük kodlu araçlar kullanarak akıllı otomasyon hizmetleri ve uygulamaları kurmanıza ve bu hizmetlerden faydalanmanıza yardımcı olur. 32bit’in sunduğu bu ürün, girişiminizin operasyonel süreçlerini ve işlevlerini artırmanıza destek sağlayacak yegane bir hizmet sunuyor. Hyperautomation ve daha fazlası hakkında bilgi almak için 32bit’in web sitesini ziyaret edebilirsiniz.
