Küresel ekonomilerde dinamikler hızla değişirken özellikle uluslararası çapta faaliyet gösteren şirketler için finansal yönetimde verimli, esnek ve güvenli süreçler kurgulamak daha fazla önem kazanıyor. Şirketlerde hazine operasyonları, nakit ve likidite, banka bağlantısı ve tedarikçi finansmanı yönetimi gibi kilit alanlardaki verimsiz ve riske açık uygulamalar geri döndürülemez zararlara yol açabiliyor. Bu nedenle finansal operasyonlarda süreçleri kısaltmak, yeniden yapılandırmak ve aynı zamanda yüksek verimlilik ve güvenlik sağlamak, şirketlerin stratejik hedeflerine ulaşmalarında kritik rol oynuyor. Burada devreye Dijital Hazine Yönetim Sistemleri (TMS) giriyor ve şirketlere finansal süreçlerinde tam kontrol sağlamanın yollarını sunuyor.

Etkili bir Dijital Hazine Yönetim Sistemi ile nakit izlenebilirliğinden ödemelerin zamanında ve doğru bir şekilde yapılmasına kadar tüm finansal işlemler güvenli ve zamandan tasarruf sağlanarak gerçekleştirilebiliyor. Örneğin nakit izlenebilirliği, etkili finansal kararlar alabilmek açısından son derece önem taşıyan bir konu. Doğru nakit izlenebilirliği sağlayan bir şirket, elindeki nakitle stratejik yatırımlar yaparken borçları ve faiz harcamalarını en aza indirebiliyor. Doğru izlenebilirlik aynı zamanda hem şirketin riske maruziyetini azaltmasını hem de kurumsal değeri ortaya çıkarmak üzere büyümenin önündeki engelleri aşmasını sağlıyor.

Bu durumu Şişecam örneği üzerinden ele alalım.

Şişecam’da Dijital Hazine Yönetimi

Dünyanın önde gelen cam ve kimyasallar üretimi şirketlerinden Şişecam’da uygulanan Dijital Hazine Yönetim Sistemi de TMS ile kazanılan avantajlara yakından bakmak için güçlü bir örnek teşkil ediyor.

Bugün 14 ülkede faaliyet gösteren ve 150 ülkeye ihracat yapan Şişecam Topluluğu, son on yıllarda uluslararası çapta giderek büyürken nakit yönetiminde kaçınılmaz olarak parçalı bir yaklaşım oluştu. Topluluğun Hazine birimi, borçlanma gibi stratejik kararları ele alırken grup içindeki her bir iştirak, kendi ödeme operasyonlarını gerçekleştiriyor ve nakit akışlarını ERP (kurumsal kaynak planlama) sistemlerini kullanarak yönetiyordu. Hazine birimi, nakit akışlarını nasıl yönetmeleri gerektiği konusunda iştiraklere rehberlik sağlıyordu. Ancak Şişecam’da küresel nakit dengelerinde gerçek zamanlı görünürlük sağlayabilen ve Hazine tarafından sağlanan rehberliğin izlenip izlenmediğini gösteren merkezi bir raporlama sistemi yoktu. Raporlama, çoğunlukla iştiraklerin ay sonu raporlarıyla aylık bazda gerçekleştiriliyordu. Bu durum, Hazine biriminin grup çapındaki nakit akışı üzerinde görünürlük sağlamak için karmaşık, yoğun emek gerektiren ve zaman alan süreçleri izlemek zorunda kalmasına yol açıyordu.

Ödeme Süreçleri Yapısı

Diğer taraftan Şişecam’daki ödeme süreçleri de yeterince verimli değildi. Ödeme dosyaları, bankalara FTP ile gönderilirken, yazılan talimatlar da faks ve e-posta ile takip ediliyordu. Genelde bir ödemenin gerçekleştirilmesi 30 ila 60 dakika sürüyordu. Ancak imzası bulunması gereken kişiye ulaşılamadığı takdirde ödeme, imza alınana kadar saatlerce bekletilebiliyordu. Ayrıca tüm ödeme talimatlarının ERP sistemleri üzerinden oluşturulmaması da ödemelerin izlenmesini ve takip edilmesini zorlaştırıyordu.

Çözüm Arayışı

Bu sorunların üstesinden gelmek için etkili bir Hazine Yönetim Sistemine ihtiyaç duyan Şişecam’da çözümün ve sağlayıcının belirli kriterleri karşılaması bekleniyordu. Bu kriterlere göre sağlayıcı, iyi bir itibara ve küresel müşteri referanslarına, ayrıca farklı küresel işletmelerin büyük ölçekli TMS uygulamalarında kapsamlı deneyime, güvenlik ve güvenlik sertifikalarına odaklı bir yaklaşıma sahip olmalıydı. Sağlayıcıdan farklı ülkelerin ödeme biçimlerini desteklerken farklı ERP ve bankacılık sistemleriyle entegre olabilen bulut tabanlı, hizmet olarak yazılım (SaaS) çözümü tedarikçisi olması bekleniyordu. Bununla birlikte TMS kapsamında bir Dolandırıcılık Tespiti Sistemi de sağlanmalıydı ve Hazine Yönetim Sistemi Şişecam’ın ana ERP sistemi olan SAP ve SAP olmayan diğer ERP sistemleriyle güçlü bir entegrasyon yeteneği sunmalıydı.

Tüm bu kriterleri karşılayan çözüm, Kyriba tarafından sağlandı. Kyriba’nın TMS çözümü aynı zamanda Şişecam yeni şirket satın alması yaptıkça, yeni ERP sistemlerinin ve bankaların sisteme hızlı bir şekilde dahil edilmesini de sağlayacak.

İşletmede Dönüşüm

---

Bunun ötesinde, artık tüm ödeme talimatlarının Şişecam’ın ERP sistemleriyle oluşturulması gerekiyor ve bu da grubun ödeme süreci üzerindeki kontrolünü artırıyor. Eğer ERP sisteminde ödeme talimatı kaydı bulunmuyorsa o ödeme yapılmıyor. ERP sisteminde bir talimat oluşturulduktan sonra, Kyriba içinde doğrudan bir ödeme dosyası oluşturuluyor. İmza sahipleri, çok faktörlü kimlik doğrulama güvenliğini kullanarak ödemeleri hızlı ve kolay bir şekilde onaylamak için sistemde oturum açabiliyor. Ayrıca Şişecam’ın bankaları format hatalarını hızlıca belirtebiliyor ve belirli ödemelerle ilgili sorgular yöneltebiliyor. Bu sayede bir ödemenin tamamlanma süresi 8 ila 15 dakikaya düşüyor.

Diğer taraftan Kyriba’nın dijital onay süreçleri, Şişecam çalışanlarının Covid-19 nedeniyle evden çalışmaları gerektiğinde de gerçek bir fayda sağladı. İmza sahiplerinin ödemeleri uzaktan onaylayabilmesi sayesinde basılı belgelerin kullanımına bağlı sağlık riskleri ortadan kalktı.

Dolandırıcılık Tespiti

Şişecam’da, Kyriba Payments Network’ün Genel Ödemeler Modülüne ek olarak düzenli bir tedarikçiye normalde olduğundan çok daha yüksek miktarda ödeme yapılması gibi şüpheli ödemelerde uyarılar almak üzere Dolandırıcılık Tespiti Modülü de uygulandı. Sistem, tedarikçilerin IBAN numaralarındaki değişiklikleri algılamanın yanı sıra şirketin veya ülkenin yaptırım listesinde olup olmadığını da kontrol ediyor. Sistem tarafından şüpheli bir ödeme tespit edildiğinde gerekli kişilere uyarılar giderek ek kontrollerin yapılması gerekiyor. Sonuç olarak Şişecam, sadece gerçekleşmiş olan dolandırıcılık faaliyetlerine yanıt vermek yerine bu girişimleri gerçek zamanlı olarak önleyebilir hale geliyor.

Gelecek Adımlar

Şişecam, önümüzdeki dönemde tedarik zincirine yönelik bir finans servisi için de Kyriba’yı daha geniş şekilde kullanmayı planlıyor. Şirket, şu anda iskonto şartları için anlaşırken ve belirli pazarlarda tedarikçilere ödeme yaparken manuel süreçleri takip ediyor. Sunulacak sistem sayesinde dünya genelindeki Şişecam tedarikçileri, farklı coğrafyalardaki Şişecam Topluluğu şirketlerine yapmış oldukları satışlara ait işlemlere tek bir küresel platform üzerinden ulaşabilecek. Bunun dışında Şişecam, şu an kullandığı programa Kyriba’nın Nakit Tahmin Modülünü ve Döviz Yönetimi Ürününü de entegre etmeyi planlıyor.

Olumlu Bir Deneyim

TMS çözümünün Şişecam’da başarıyla uygulanmasında Kyriba’nın dünya çapındaki sayısız müşterisiyle çalışarak edindiği uzmanlık ve deneyimin büyük bir payı bulunuyor. Kyriba, farklı ülkelerdeki bankalarla kapsamlı bağlantıları ve farklı şirketlerin daha güvenli ödemeleri kolaylaştırmak veya dolandırıcılık riskini azaltmak için kullandığı süreçler konusundaki bilgisiyle Şişecam’daki ihtiyaçların karşılanması için güçlü bir temel sağladı. Şişecam yetkilileri, Kyriba ile TMS uygulama sürecinin kolay ve canlıya geçişin hızlı olduğunu ifade ediyor. Çalışanlar da kullanımını kolay buldukları sistemden çok memnun kaldıklarını belirtiyor.

Değişen dünya ve dijitalleşme diğer pek çok alanda ele alınırken finansal süreçler alanında uluslararası standartlarda yapılan uygulamalar, çözüm maliyeti daha uygun ve kontrolü daha kolay sistemler oluşturularak yukarıda anlatılan alanlarda ve daha ötesinde faydalar sağlamaktadır. Covid-19 sürecinde daha da iyi anlaşıldığı gibi dijital bir dünya ve uzaktan çalışma şirketlerin faaliyetini sürdürmesi için kaçınılmak olarak karşımızdadır. Bu proje sırasında uygulaması yapılan çözüm olarak Kyriba sistemi, özellikle Bulut ve SaaS yapısı sayesinde dünyada bu alanda kullanılan bir numaralı yazılım olma özelliği taşımaktadır. Yukarıda anlatılan makalenin orijinal İngilizce metinine Kyriba web sitesinden ulaşabilirsiniz.