Uzun uzun konuşmalar yapan insanlar olduğunda, toplantılar kolayca amacından sapabilir. Başkan ya da olağanüstü yaratıcı olmadan, konudan sapılmasını nasıl engellersiniz?

• Öncelikle, toplantı amacını belirleyin ve katılacak kişilere gündemi yollayın. Toplantıda tartışılmayacak konuların bir listesini de gönderebilirsiniz.
• Sadece konu için önemli olan kişileri dahil edin; odadaki kişi sayısı arttıça, toplantıyı idare etmek de zorlaşabilir. Bir katılımcının toplantıyı tekeline alabileceğini düşünüyorsanız, toplantı odasına girmeden önce, başkalarının da konuşabilmesine fırsat vermek için yorumlarını minimuma indirmesini isteyin.
• Toplantıyı verimli bir biçimde bitirin. Gelecek adımları, bunlardan kimlerin sorumlu olacağını, ne zaman yapılacağını tartışın. Sonrasında, herkese bir takip e-postası gönderin. Bu sayede herkes sorumluluğunu bilir ve konu herkes için açık olur.

Amy Gallo’nun “The Seven Imperatives to Keeping Meeting on Track” adlı yazısından uyarlandı.

Ayrıca Roger L. Martin’in “Karar Fabrikasını Yeniden Tasarlamak” isimli makalesi de ilginizi çekebilir.