Tekerlemeler arasında en bilinenlerden biridir, “Şu yoğurdu sarımsaklasak da mı saklasak sarımsaklamasak da mı saklasak?” Burada amaç, yoğurdu bozulmadan koruyarak saklamaktır. Soru ise bunu nasıl başarabileceğimizi sorguluyor. İşletmeler için de benzer şekilde amaç risklerden saklanmak ve yıkımdan sakınmak veya daha yaygın tabirle, sürdürülebilirliktir. Şirket misyonları bu var olma savaşının devamlılığı için bir araya getirilmiş güzel kelimelerden oluşuyor.
Bu sürdürülebilirliği sekteye uğratan ve hiç umulmadık anda şirketlerin sürekliliğini baltalayan risklerin günümüzde eskiye göre çok daha fazla olduğu düşünülüyor. McKinsey, IDC ve Deloitte, makalelerinde oldukça sık şekilde ekonomik büyümenin artışı, iklim değişikliği, sosyal hayattaki dönüşümler ve dijitale kayış gibi tetikleyiciler ile kesintilerin (disruption) daha da hızlandığı ve çoğaldığı öne sürülüyor. Doğruluğu kısmen tartışmaya açık olsa da bu iddianın amacına kulak vermekte fayda var. Geçmişte de iş sürekliliğini sarsan ve şirketlerin yıkılmasına yol açan olaylar azımsanmayacak miktardaydı. Eğer o kadar çok yıkım olmasaydı Fortune 500’deki şirketlerin yarısından çoğu geçtiğimiz 15 yıl içinde yok olur muydu? Oysa bu şirketlerin iş birimlerinin kendi aralarındaki ya da diğer şirketlerle olan bağları da örümcek ağı gibi zayıf değildi. Hatta bu şirketler pandemi ile bile karşılaşmamıştı. Burada sadece Enron gibi şirketlerin tetiklediği birkaç finansal kriz, Nokia müşterilerinin tercihlerinin tuşlu telefondan dokunmatik ekrana doğru değişmesi, Berlin Duvarı’nın yıkılması gibi ekonomik kutup kaymaları ve Çin’in komünizm kurgusunu sadece lafta bırakması gibi siyasal duvarların yıkılışı gibi kısmen öngörülebilir, zaman içinde yavaş yavaş kendini gösteren risklerin gerçekleşmesinden bahsediyoruz. Video kiralama şirketi Blockbuster, dijital indirmelerle ekonomik bir şekilde rekabet etmenin bir yolunu bulamadı ve sonunda 2010'da iflas başvurusunda bulundu; oysa günümüzde artık yeni televizyon kumandalarının üzerinde Netflix adlı bir tuş var. Basitçe, yıkılan şirketler tüm bu sinyalleri almalarına rağmen dünyanın değişim ve dönüşümüne ayak uyduramamıştı. Romalı düşünür Seneca’nın yüzyıllar önce dediği gibi, “Şans, hazırlığın fırsatla buluştuğunda meydana gelen şeydir.” Fortune 500 listesinde isimleri hâlâ yer alanlar, dönüşümü başlatarak hazırlanan ve fırsatın sinyalini gözleyenlerdir.
Bu sinyaller günümüzde umulmadık noktalarda ve daha ani şekilde beliriyor. Asırlık şirketlerin “büyük miktarlarda ve herkes için üretim” yaklaşımı, yeni nesil tüketicinin “bana özel, benim için” beklentileriyle örtüşmüyor. Aniden dünyanın doğusunda ortaya çıkan bir virüs dünyanın batısında şirketlerin mağazadan satış yaklaşımını büyük ölçüde internet temelli hizmet kurgusuna dönüştürerek ürün ve hizmet bölümlerini alt üst ediyor. Gömlek ve takım elbise üretenler bir anda şort, atlet, pijama üretimine dönüyor. Üstelik tüm bunlar yalnızca birkaç ay içinde yaşanıyor. Bundan daha uzun sürede bu dönüşümü gerçekleştirmek isteyenler için söylenebilecek en uygun cümle, virüse yakalananlar için de sarf edilenle aynı: “Hadi geçmiş olsun.”
Dijital Dönüşüm
Bugün dönüşüm artık tek başına adlandırılmıyor, adı her yerde “dijital” dönüşüm. Dönüşüm sözcüğü her ne kadar yanına “dijital” kelimesini almış gibi görünse de aslında etkin olan dijitalin ta kendisi. Yani dijital aslında beraberinde dönüşümü yanına çekti demek daha yerinde olur.
Bu sebeple işletmeler, gelişen dijital dünyanın gerek süreçlerine gerekse sistemlerine nüfuz etmesiyle gelecekte var oluşlarını ve sürdürebilirliklerini kendi dijital yeteneklerinin gelişmişliği üzerinden ölçmek durumunda kalıyorlar. Birçok işletmede gözlemlenebildiği üzere süreçler ve sistemler yoğun şekilde insan kaynağının emeğine dayalı yürüyor: Birileri farklı kaynaklardan veri toplayacak, elektronik tablolarda bu verileri birleştirip derleyecek, ne kadar güvenileceği tartışılır olan kendi bilgi ve deneyimine dayanarak bunlara anlam yüklemeye çalışacak, bunu görsel açıdan düzenleyecek ve o an itibariyle çoktan eskimiş olan bu geçmiş tarihli verileri yöneticisine sunacak. Sorumlu kişiler de halihazırda değişmiş olan koşullara ve yeni risklere göre bu eski bilgilere dayanan kararlar verecek. Bunun pek ümit verici bir durum olmadığı aşikar. Üstelik değişen ihtiyaçlara yönelik olarak rakipleriniz çevik davranışla yepyeni fikirler üretip bunları hızla hayata geçirirken sizin işletmenizin yalnızca ışıkları açık tutmaya çalışması yeterli olmuyor.
Geçmişten öğrenme elbette hâlâ geçerli ve yarar sağlayacak analiz verileri sunan bir yaklaşım ve rutin işlerin yürütülmesinde katkısı bulunuyor. Ancak anlık risklerin ve fırsatların belirlenerek değerlendirilmesi için anlık verilerden beslenen sistemlere ve süreçlere ihtiyaç duyuluyor. Özellikle yönetim kararlarının verilmesinde ve aksiyonların alınmasında bunu destekleyecek dijital altyapının kurulmuş olması zorunluluk haline geldi. Bunun bir adım ötesindeyse gerçek rekabet avantajı sağlayacak seviyeye çıkaran öngörülebilir analitikler var. Bu sayede üretilmiş verilerden çeşitli kalıplar keşfeden ve öğrenen makinelerin sizlere sunduğu gelecek yansımaları ve hatta önerileri ile fırsatları fark edip değer yaratan ve riskleri önce algılayıp buna karşı pozisyon alarak sürdürülebilirliğini sağlayan kurumlara dönüşebilmek mümkün. Bunun bir adım ötesinde, öğrenen sistemlere sahip akıllı işletmeler verimlilik artışında da seviye atlayıp fark yaratabiliyor.
Rutin ve değer katmayan operasyonel işlerin değerli çalışanların üzerinden alınıp akıllı sistemlere devredilmesi ile verimlilik bambaşka seviyelere taşınabiliyor. Örneğin, muhasebe departmanları önceden her ay binlerce faturayı farklı tutarlar içeren ödeme kalemleri ile teker teker eşleştirerek doğru faturanın doğru tutarla ödenip ödenmediğinin kontrol edilmesi ve hesaplara yansıtılması için günler harcarken bu, artık akıllı sistemler sayesinde saniyeler içinde otomatik olarak gerçekleştirilebiliyor. Hatta sistem bu akışı veya deseni bir defa öğrendikten sonra çalışanınızı bunun gibi tekrarlayan fakat değer katmayan işlerle bir daha meşgul etmiyor. Böylece çalışanlar, finansal riskleri gözlemlemeye ya da fırsatları ortaya çıkarmaya odaklanarak şirketin gelir ve maliyet döngüsüne katkıda bulunabiliyorlar. Gartner’ın bu alanda yaptığı 2019 yılına ait bir çalışmada robotik süreç otomasyonu sayesinde finans departmanları çalışanlarının yılda 25 bin saatlik katma değersiz ya da rutin iş yükünden kurtulabileceği vurgulanıyor.
Benzer verimlilik fırsatları tüm iş birimleri için halihazırda oluşturulabiliyor. Örneğin bir üretim siparişinin müşterinin talep ettiği tarihte teslim edilip edilemeyeceğini en baştan bilmek için hammadde stoklarından üretim bantlarının verimliliğine, bakım planlamasından nakliye rotalarının mevsimlere göre sürelerine kadar pek çok veriyi barındıran sistemler mevcuttur ve bu sistemler, uçtan uca entegre olması sayesinde bu verileri derleyebilir, öğrenen makineler ve yapay zeka yetkinlikleri ile bu veriden anlam çıkarabilir. Bu sayede müşterinin beklentisini tam olarak karşılayabilmek, hatta bunun ötesine geçerek müşteri memnuniyetini hayranlık seviyesine çıkarabilmek de mümkün hale geliyor. SAP tarafından yakın zamanda duyurulan SAP Intelligent RPA 2.0 ile bunu gerçekleştirmek çok daha kolay hale geliyor. İşletmenizdeki uzman yazılımcılar ve daha az kıdemli yazılımcıların yanı sıra süreci bilen departman çalışanlarının dahi kolayca geliştirebileceği uygulamalar sayesinde öğrenen makineler ve robotik süreç otomasyonu yetenekleri ile çalışanların yaptıkları işleri otomasyona tabi tutma fırsatı sunuyor. Bu dijital dönüşüm sayesinde süreçlerde sadeleşme, sezgisellik ve verimlilik artışı elde ediliyor.
İşletmelerin Sürekliliği ve Sürdürülebilirliği
Buraya kadar sıralanan dijital destekli sürdürülebilirlik yaklaşımı, iş sürekliliği çerçevesinde de ele alınmayı hak ediyor. Gartner 2001 yılında yaptığı araştırma ve anketin sonuçlarına göre, afet yaşayan her beş işletmeden ikisinin beş yıl içinde kapanacağı öngörülüyordu. Yazının başlarında bahsettiğimiz Fortune 500 araştırması ise bunun daha da yüksek olduğunu bizlere kanıtladı. İşletmelerin kesintisiz ve sürekli değer sunabilir halde iş üretebilmesi için kritik operasyonel süreçleri başta olmak üzere tüm fonksiyonlarının güncel ve verimli işliyor olması artık bir zorunluluk. Kesintilere ve yıkımlara karşı planlama ve tepki verebilme konusunda organizasyonların stratejik ve taktiksel yeteneklerinin makul bir seviyede olması bekleniyor. Hedefinde “geleceği tasarlamak” olan organizasyonlar, karşılaşılacak risklerin süreçler, sistemler ve insan kaynağı gibi noktalarda yol açacağı kesintilerin kolayca yönetilebilmesini ve işletmenin zarar görmeden hatta güçlenerek riskli süreçten çıkmasını amaçlıyor. Böylece sürdürülebilir şekilde değer üretmek ve müşteri güvenini sarsmadan talepleri karşılamak bir hayal olmaktan çıkıyor.
Bunu sağlamak için risklerin tanımlanması, bu risklerin ortadan kaldırılması, tehditlere karşı kontrol ve müdahale adımlarının yürütülmesi ve bunların düzenli şekilde gerçekleştirilmesi gibi listeye ekleyebileceğimiz sayısız kritik operasyonel adım bulunuyor. Bu adımlar işletmenin süreçleriyle paralel olarak belirlenirken doğal olarak tüm bu süreçleri ve planlamaları destekleyecek teknolojik altyapı ile birlikte düşünülmeli. İşletmelerin ihtiyaç duyduğu bu teknolojik kurgunun dört koldan gelen riskleri ve fırsatları fark etmesi, her birine ayrı ayrı odaklanarak aksiyon alması ve bunu çevik bir şekilde tüm yönlerde tekrarlanabileceğini ortaya çıkaran bir stratejiyi kurgulaması gerekiyor. Bu stratejinin aynı zamanda zorlanmadan hayata geçirmeye olanak sağlayacak seviyede olması artık bir ütopya değil, gerçek. Bir klişe ile özetleyecek olursak, öngöremediğimiz şeyi engelleyemeyiz. Ve bu döngü gerekli noktalarda hızla tekrarlanamazsa organizasyonumuzun sürekliliğini koruyabilmek bizim kontrolümüzden çok dış koşulların insafına bağlı kalabilir.
İçinde bulunduğumuz pandemi döneminde risklerin gerçekleştiği ve şirketlerin sürekliliğini tehlikeye attığı en hassas nokta insan kaynağıydı. Konuşma dilimizde yer alan “işe gitmek” tabirinin tamamen değiştiği, evden çalışma ve hatta, maalesef, hiç çalışamama gibi yeni gerçeklikleri hayatımıza sokan bu dönem, işletmelerin en önemli varlıkları olan insan kaynaklarına erişimini ciddi ölçüde kısıtladı. Ofise, büroya, fabrikaya ya da işletme lokasyonu olarak düşünebileceğiniz herhangi bir yere gelmeyen insanlardan sanki hiçbir şey değişmemiş gibi görevlerini devam ettirmelerini istemek imkansız hale geldi. Fabrikada belki bir cihazın verisini okuyarak kaydeden teknisyen, ofiste farklı kişileri ziyaret edip bilgi derleyerek yöneticisi için hazırlayan asistan, arıza yapan teknik bir cihazı incelemek isteyen bilgi işlem çalışanı önceden olduğu gibi elinin altındaki ve temas edebildiği kişi ya da nesnelerden uzakta kaldı. Önceki paragrafta bahsedilen insan kaynağına dayalı veri toplama ve analize dayalı karar verme stratejisine sahip şirketlerde bu kesinti en derinlerde hissedildi. Oysa robotik süreç otomasyonu olarak adlandırılan ve yapay zeka destekli öğrenme yeteneğine sahip sistemleri olan, bu sistemleri uçtan uca tüm süreçlerinde entegre çalışan şirketler gerçek zamanlı veriye dayalı karar önerileri aldıkları için kriz anlarını çok daha verimli yönetebiliyor. Bunun bir adım ötesinde, süreç otomasyonunun bir üst seviyesi olarak sistemin faturaların ödemeler ile otomatik eşleştirilmesi gibi belli başlı konularda karar verebilmesi sayesinde değişen koşullara yönelik daha fazla düşünme ve doğru karar verebilme yetisine sahip olabiliyor. Bu konuyu adreslemek amacıyla Gartner, Ocak 2020 itibariyle yayınladığı raporunda işletmelerdeki yöneticiler tarafından yapılan rutin işlerin yüzde 69’unun 2024 yılı itibariyle tamamen otomatize edileceğini öne sürüyor. Aşağıdaki görselde bu raporlarda yer alan bulguları görmektesiniz.
1 Gartner, “Predicts 2020: AI and the Future of Work”, Ocak 2020
2 Gartner, Manage Robotic Process Automation” Ekim 2019
3 Gartner, “Leverage Augmented Intelligence to Win with AI”, Ağustos 2019
Dijital Çağ Kullanıcı Deneyimi: Akıllı dijital asistan ve anlık iç görüler ile değer katan deneyimler elde edilebilir.Bunu bir seviye daha üste taşıyalım. Tüm bu yeteneklere sahip sistemin yüzde 99,5 kullanılabilirlik ve hazır olma sözü ile konunun uzmanları tarafından sizin adınıza yönetildiğini, yılda birden çok kez dünyanın farklı yerlerinde keşfedilmiş süreç ve endüstriye özel yeniliklerin bu sisteme düzenli olarak yüklenerek bulut ortamında sizin kullanımınıza sunulduğunu, iş sürekliliği kapsamında hem alternatif sistemler ile hem de düzenli yedeklemeler ile korunduğunu, en nihayetinde bu hizmetlere yıllardır rakipleriniz de dahil olmak üzere pek çok işletmenin dünyanın her yerinden eriştiğini düşünün. Bu gerçeklerin kurumunuza katacağı uçtan uca izlenebilirlik, değer katmak istediğiniz alanlara odaklanabilme, tüm bu aksiyonları çevik ve son derece hızlı hayata geçirebilme yeteneği günümüzde SAP’nin bulut temelli akıllı kurumsal kaynak planlama çözümü olan S/4HANA Cloud ile kullanıma sunulmuş durumda. Bu türden modern bir ERP’ye sahip olmanız verilerinizi bağlamak; temel işlevleri otomatikleştirmek ve ürünleriniz ile hizmetlerinizi sürekli iyileştirmek için güçlü bir temel sağlayacaktır. İş akışlarının kesintiye uğradığı, bilişim departmanları dahil çalışanların büyük çoğunluğunun evden çalışmak zorunda kaldığı ve hatta pandemi nedeniyle iş yapamaz duruma geldiği bir ortamda gerek şirket içi süreçlerin gerekse tedarikçilerden müşterilere kadar tüm paydaşlarla olan ilişkilerin kesintisiz devam edebilmesi için bulut temelli akıllı teknolojilerin merkeze oturması son derede akılcı bir yaklaşım. SAP S/4HANA Cloud, akıllı ERP kurgusu ile bunları ve daha da fazlasını paydaşlara sunmak mümkün:
- Modern Otomasyon Yaklaşımı: Makine öğrenimi, yapay zeka ve tahmine dayalı analitiklerin yanı sıra kullanıma hazır birçok iRPA içeriği, SAP S/4HANA Cloud akıllı ERP’nin parçaları kullanılarak daha fazla otomasyon ve verimlilik elde edilebilir.
- Yeni Nesil Süreçler: En son yeniliklere dayanan ve dünyada pek çok işletme tarafından benimsenen “En İyi Uygulamalar” ile süreçler yeniden keşfedilerek yeniden tanımlanabilir.
İşletmelerde çarkların dönmesini sürdürebilmenin yanı sıra düzenli olarak eklenen yenilikler sayesinde kazanılan esneklik ile bu ani değişime hızlı adapte olabilmek de böyle bir sistemin sunabildikleri ve arkasındaki SAP Ariba Network gibi kuvvetli tedarikçi ağlarının, SAP C/4HANA gibi CRM ve müşteri deneyimi (CX) sistemlerinin gücü ile başarılabiliyor. Üstüne üstlük bir de tüm dış sistemleriniz ile entegre olabildiğiniz, kendi uygulamalarınızı geliştirebildiğiniz, hazır uygulamalardan yararlanabildiğiniz bir de SAP Business Technology Platform (BTP) gibi bir iskeletiniz varsa bulut ortamının yetkinlikleri ile her paydaşınıza sizden beklediğinin tam karşılığını sunabiliyorsunuz.
Tüm bu faydaları sunmak dijital dönüşümden, dijital dönüşüm ise doğru planlamadan geçiyor. Dwight D. Eisenhower’ın olduğu söylenen güzel bir sözü hatırlayalım: “Planlar hiçbir şeydir; planlama ise her şey!” Proje ya da strateji odasında hayal edip tasarladığınız, planladığınız ve hatta geliştirdiğiniz yeni çözüm ve rollerin yan odadaki çalışanlardan dışarıdaki tedarikçilerinize kadar tüm paydaşlarınızın kafasına uymasını sağlamak ancak onları da bu tasarım odaklı planlama sürecine dahil ederek mümkün. Ortadoğu bölgesinin en büyük toptan dağıtım firmalarından biri ile gerçekleştirilen Tasarım Odaklı Düşünce çalışmalarında farklı seviyelerden çalışanlarının ve iş ortaklarının katılımı ile tasarlanan yeni değer zinciri kurgusu büyük kabul görmüş ve dijital dönüşüm planının kalbine yerleştirilmişti. Elbette hayata geçirilmesinde de Değişim Yönetimini aktif şekilde kullanmış ve paydaşların dijital dönüşümü kabullenmesi kolaylaştırılmıştı. Bugün artık daha da büyük ve güçlü olan bu kurumsal şirket uçtan uca dijital donanımı sayesinde çalışanlarından tedarikçilerine, müşterilerinden rakiplerine kadar pek çok bilgiyi büyük resimde görüntüleyebilir, dilediği kısmına odaklanarak daha fazla değer elde edebilir ve bunu çok hızlı tekrarlayabilir hale geldi. Darısı hâlâ bu dönüşümü yapsak da mı yaşasak, yapmasak da mı baksak diyen kurumların başına.
Şirketleri risklerden ve yıkımlardan sakınmak gerekiyor. Misyonlarına özel, gelecek hedefleri ile örtüşen, sektör trendlerini ve dünyadaki en iyi uygulanan süreçleri barındıran bulut temelli dijital dönüşüm hikayelerini tasarlayarak geleceğe daha güvenle bakmalarını ve sürdürülebilir olmalarını sağlamak işletmelerin temel hedefi olmalı. Tekrarlayan işlerin ve rutin süreçlerin hızlı bir şekilde izlenebilmesi, otomatikleştirilebilmesi ve yetenekli işgücünün değer yaratabilecekleri temel süreçlere atanabilmesi en büyük kazanç olacaktır. Diğer yandan entegrasyon ve erişim noktalarında sağlanacak esneklik, endüstrinin en iyi uygulamalarını hızlıca adapte edebilme ve bu sayede pazarın gerisinde kalmadan rekabet edebilme gücü sunacaktır. Operasyonel ve yönetim maliyetlerinin düşmesi ve karar destek süreçleri başta olmak üzere tüm aşamalarda kazanılacak zaman da rekabet avantajı olarak geri dönecektir.
Yoğurdu bozulmadan nasıl saklayacağınız size kalmış. Ancak söz konusu işletmeniz olduğunda bulut temelli akıllı sistemler üzerinde gerçekleştirilecek iyi planlanmış bir dijital dönüşüm, risklere karşı çok daha fazla koruma sağlarken fırsatları daha erken fark etmenize ve hayata geçirmenize olanak tanıyacaktır.
