Verimli bir toplantı yürütmek için gerekli olan tüm bilgilere sahip olabilirsiniz ve bunlara rağmen bir takım şeyler ters gidebilir. Bu tür problemlerle başa çıkmanın en iyi yolu, vaktinden önce olabileceklere hazırlıklı olmak ve işleri düzeltebilmek için doğru anda harekete geçmek.

• Katılımcıları gözden geçirin. Grubunuzda çenesi düşük biri mi var? O kişiden, belli bir konudaki yorumlarına odaklanmasını isteyin. Toplantıda süregelen bir eleştiri mi var? Kişinin tartışmayı yönetmesini talep edin. Geç kalmayı alışkanlık haline getirmiş biri mi var? Toplantı sırasında ona yerine getirmesi gereken bir görev verin.
• Herkesin söz hakkı almasını sağlayın. Eğer biri konuşmayı uzatıyorsa, ona doğru yürüyün, yaklaşın. Bu hareketiniz grubun dikkatini konuşmacıdan size yönlendirir. Ona teşekkür edin ve söz hakkını başkasına devredin.
• Sessizlikten korkmayın. Bir dakikalık sessizlikleri hoş görün. İnsanların duyduklarını sindirmek için zamana ihtiyacı olabilir. Herhangi bir şeyi açıklığa kavuşturmanız gerekip gerekmediğini sorun ya da insanların konuşmaktan kaçındığı bir konunun olup olmadığını irdeleyin. İnsanların dikkatlerini tekrar toplayabilmeleri için kısa bir ara verin. Eğer toparlanamayacak gibi duruyorlarsa, farklı bir tarih için yeni bir toplantı ayarlayın.

Kaynak: Running Meetings (20-Minute Manager Series)

Ayrıca Metin Pişkinoğlu’nun “Stratejik Çalışma Toplantıları” isimli makalesi de ilginizi çekebilir.